¿Todas las operaciones se pueden estandarizar?
Es importante usar enfoques flexibles y adaptados a cada empresa para mejorar la efectividad en las operaciones.
Existen negocios en los que la estandarización no se ve claramente; por ejemplo, los autos de la marca Rolls-Royce, cada uno se construye según las especificaciones del cliente.
Aunque hay múltiples opciones para personalizar el auto, gran parte de los pasos son estándar, como el montaje del motor en la carrocería, la instalación de puertas, etc.
En este caso, el producto es estándar, y los acabados son los que se cambian según el gusto del cliente, como el tapizado, el color de la madera, etc. Es como si se vendieran pasteles de vainilla y se les cambiara la crema (cubierta) a diferentes sabores según el gusto del cliente.
Otros ejemplos donde la estandarización no se puede identificar fácilmente, pero que aún así existen, son trabajos de jardinería, donde en principio todos los trabajos son iguales, como cortar el césped, pero donde todos los clientes tienen un jardín diferente; lo mismo ocurre con trabajos de fontanería o eléctricos.
Respondiendo a la pregunta de si todas las operaciones se pueden estandarizar, sí se puede, como veremos a continuación.
Por Dónde Empezar
Lo primero es definir cuál es el proceso que se va a estandarizar. Hay que tener claro qué es el proceso que se quiere mejorar y después dividirlo en etapas que lo hagan manejable; de lo contrario, el proceso se vuelve tan complejo que es 1) difícil estandarizar y 2) no es claro por dónde empezar a enfocarse para lograr las eficiencias.
Por ejemplo, una pastelería va a estandarizar el proceso para pasteles. Aunque la mayoría de los pasteles usan los mismos ingredientes, los pasteles y las tartas tienen un proceso muy diferente, entonces para el análisis, se consideran procesos u operaciones diferentes.
Para empezar, el proceso "Cocinar Pasteles" se podría dividir en tres pasos (etapas):
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Preparar
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Cocinar
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Limpiar
Lo primero es definir dónde comienza y finaliza este paso, o etapa, y cuál es el resultado esperado.
Empecemos con la etapa "Preparar".
Objetivo de la etapa "Preparar":
Tener todos los ingredientes y utensilios para cocinar este pastel en la mesa. Todo lo que necesito está a la mano.
Comienzo de la etapa "Preparar":
Se traen todos los ingredientes a la mesa de trabajo para poder empezar a cocinar; esto no incluye la limpieza de la mesa, ni la compra de ingredientes ya que esos serían otros procesos.
Recordemos que el objetivo es dividir un proceso en etapas manejables para facilitar la estandarización; si la limpieza de la mesa siempre ocurre antes del proceso "Preparar", entonces se puede agregar como un paso más del proceso que iría antes de "Preparar".
Final de la etapa "Preparar":
Todos los ingredientes y utensilios de cocina están en la mesa de trabajo.
Generalmente se puede evaluar con una pregunta fácil que se responde con un Sí o No.
Ahora se describen los pasos que se van a estandarizar.
Dado que hemos definido el objetivo, el comienzo y el final de la etapa "Preparar", analicemos los pasos que se deben seguir para completar esta etapa.
Pasos de la etapa "Preparar":
Lo primero sería hacer una lista de todos los ingredientes que se necesitan de acuerdo con el pastel que se va a cocinar; el de chocolate necesitará cacao, mientras que el de fresas necesitará algo diferente.
Una vez que conocemos los ingredientes para el pastel que estamos preparando, podemos agruparlos para hacer el proceso de traerlos a la mesa de la manera más eficiente posible, a fin de disminuir los movimientos requeridos para recogerlos.
Por ejemplo, si el pastel lleva huevos, leche y azúcar, preferiblemente hacemos un solo viaje a la nevera para coger los huevos y la leche, y otro a la despensa para coger el azúcar. Si vamos a la nevera, cogemos los huevos, los llevamos a la mesa, luego vamos a la despensa y cogemos el azúcar y lo llevamos a la mesa. Hacer recorridos innecesarios lleva más tiempo y esfuerzo.
El listado de los ingredientes del pastel me sirve para validar que esta etapa se desarrolló correctamente; se puede utilizar para responder si esta etapa ha finalizado (respuesta “sí” o “no” del punto anterior).
Asegurémonos de que cada vez que se va a cocinar, todos los ingredientes estén disponibles y que no se pierda tiempo en la mitad del siguiente proceso (cocinar) porque el paso anterior no se hizo correctamente.
Una vez que ya se tiene el listado, nos podemos concentrar en cómo mejorar la eficiencia del proceso. En este ejemplo, eso podría ser analizando los pasos para llevar los ingredientes a la mesa y/o la ubicación de los ingredientes en la mesa.
Para los pasos para llevar los ingredientes a la mesa, por ejemplo, estos se pueden agrupar de acuerdo con su ubicación: los de la nevera, la bodega y la alacena. Ahora, cuando se va a la alacena, se recogen todos los ingredientes sin necesidad de tener que volver varias veces porque no se trajeron todos los ingredientes.
Esto también nos puede hacer darnos cuenta de que ir a la bodega requiere varios viajes, ya que cada saco de harina pesa mucho y solo se puede traer uno a la vez a la mesa. En este caso, tal vez convendría comprar un medio que permita llevar varios sacos a la vez, lo cual evitaría varios viajes, ahorraría tiempo en este proceso y posiblemente evitaría varios dolores de espalda.
Con todos los ingredientes en la mesa, podemos enfocarnos en su ubicación en la mesa. Los ingredientes se deben colocar siempre en la misma ubicación. La ubicación del pastel de chocolate puede ser diferente de la del pastel de fresa, pero para el pastel de chocolate siempre tiene que ser la misma ubicación; si es diferente, no hay estandarización.
El tener los ingredientes en el mismo sitio va a permitir que la persona adquiera mayor agilidad al cocinar, también permite analizar dónde colocarlos para evitar que la gente haga movimientos innecesarios. Esto se conoce como estudio de métodos y tiempos y es muy común en los procesos de manufactura.
